Berikut ini saya berikan contoh proses analisa dan perancangan aplikasi berbasis-web. Tahapannya mengikuti pendekatan metodologi Unified Process.
PLANNING
Setelah melakukan penelitian serta interview pada beberapa tempat kos, kami dari Tim Pembang perlu melakukan beberapa tahapan untuk memecahkan masalah yang ada, berikut ini adalah beberapa tahap yang akan kami jalankan:
1.1 Identifying Business Value
System Request - Sistem Informasi Pengelolaan Rumah Kos Berbasis Web
1.1.1 Project Sponsor
Sponsor proyek yang akan dilakukan bersumber dari:
_________________, Wakil Direktur CV. Karya Anugerah Bersama
1.1.2 Business Need
Sistem informasi pengelolaan rumah kos berbasis web ini bertujuan untuk :
• Meningkatkan kontrol pengelolaan rumah kos, seperti pengelolaan aset.
• Memudahkan pembuatan laporan oleh manager.
• Meningkatkan market share.
• Memberikan kemudahan akses informasi rumah kos.
1.1.3 Business Requirement
Dengan menggunakan aplikasi berbasis web, calon penghuni rumah kos dapat mencari informasi lengkap mengenai rumah kos yang akan mereka tempati dan memesan (booking) tempat kos tersebut secara langsung jika mereka berminat. Persyaratan bisnis penggunaan project berbasis web ini dapat digambarkan sebagai berikut :
• Sistem harus online.
• Sistem harus memiliki fitur pemesanan.
• Sistem dapat memberikan informasi lengkap mengenai berbagai fasilitas dan ketersediaan kamar kosong seperti foto dan lokasi rumah kos.
• Sistem dapat menghasilkan invoice.
• Sistem dapat menghasillkan laporan pendapatan dan pengeluaran bulanan.
1.1.4 Business Value
Sistem informasi pengelolaan rumah kos ini dapat memberikan keuntungan bagi pemilik, pengelola dan penghuni rumah kos. Keuntungan yang bisa diperoleh antara lain sebagai berikut :
I. Tangible
• Mengurangi biaya telepon sebesar 70% untuk komunikasi.
• Meningkatkan penyewaan sebesar 30%.
• Mengurangi biaya pemasangan iklan sebesar 60%.
II. Intangible
• Memberikan kepastian mengenai pendapatan tiap bulannya.
• Memberikan kemudahan kontrol.
• Mengoptimalkan kinerja manager.
• Memberikan kenyamanan dan kemudahan user (calon penghuni) dalam mencari informasi dan memesan tempat kos.
• Meningkatkan brand image rumah kos.
1.1.5 Special Issues or Constraints
Sistem ini harus berjalan sebelum dimulainya tahun ajaran baru (Juli 2008) dimana pada saat itu banyak calon penghuni yang akan mencari kamar kos.
Tahap analisis, diawali dengan melakukan Pendefinisian Requirement.
2.1 REQUIREMENT DETERMINATION
2.1.1 Ketentuan Fungsional
Beberapa ketentuan fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem antara lain sebagai berikut :
1. Viewing
1.1 Sistem dapat menampilkan informasi lengkap mengenai tempat kos (foto kamar, lokasi, fasilitas, dan daftar harga sewa kamar).
2. Booking
2.1 Sistem dapat menangani pemesanan kamar secara online (booking online).
2.2 Sistem dapat membatalkan pemesanan kamar yang telah di booking oleh calon penghuni.
3. Payment
3.1 Sistem dapat menangani pembayaran uang sebagai tanda jadi memesan kamar ( down payment sebesar 10%) secara online via bank.
3.2 Sistem dapat menangani pembayaran uang sewa dan mengkonfirmasinya ke penghuni rumah kos.
4. Room Management
4.1 Sistem harus dapat mengatur management rumah kos seperti memonitor kondisi bisnis rumah kos, pengelolaan data penghuni, kamar yang dihuni, dan layanan yang dipesan.
5. Report
5.1 Sistem dapat menyimpan dan men-generate laporan keuangan bulanan dan tahunan.
5.2 Sistem dapat mencatat pengeluaran harian.
5.3 Sistem dapat men-generate aset report.
2.1.2 Ketentuan Non-Fungsional
Beberapa ketentuan non- fungsional yang harus dipenuhi oleh sistem antara lain sebagai berikut :
1. Ketentuan Operasional (lingkungan fisik dan teknis sistem yang diaplikasikan)
1.1 Sistem dapat dioperasikan pada PC Dekstop dan Notebook serta terlihat dalam resolusi display 1024x768 dan 800x600.
1.2 Sistem harus dapat bekerja pada web browser yang sudah umum dipergunakan seperti internet explorer dan mozila firefox.
1.3 Sistem harus dapat dijalankan pada server hosting yang sudah tersedia.
1.4 Sistem harus dapat diakses pada sistem operasi Windows dan Linux.
1.5 Sistem harus dapat diakses pada komputer dengan spesifikasi hardware minimal, yakni Hard Disk 1 GB, Memori RAM 128 MB, dan Processor Pentium standar.
2. Ketentuan Performansi (kecepatan, kapasitas, dan keandalan)
2.1 Setiap interaksi sistem dengan user tidak boleh lebih lama dari 3 detik.
2.2 Sistem harus dapat digunakan atau dioperasikan dalam 24 jam dalam sehari, 7 hari dalam seminggu dan 356 hari dalam setahun.
2.3 Sistem harus dapat men-generate historical data laporan keuangan selama 10 tahun.
2.4 Sistem mudah digunakan oleh berbagai kelompok user (user friendly).
2.5 Sistem harus mampu menyajikan data yang akurat dan up to date.
2.6 Sistem harus mudah dipelihara dan dikembangkan.
2.7 Sistem memiliki automatic backup recovery.
3. Ketentuan Keamanan ( akses otorisasi)
3.1 Sistem harus memiliki sistem otorisasi bertingkat, dalam hal ini dibedakan menjadi otorisasi owner, manager, dan otorisasi penghuni atau calon penghuni.
3.2 Sistem harus mengatur otorisasi untuk penghuni dan calon penghuni; tidak dapat mengakses dan mengubah serta meng-update report income harian, bulanan, dan tahunan.
3.3 Sistem harus mengatur otorisasi untuk manager ; dapat meng-update laporan bulan berjalan dan atau tahun berjalan, namun tidak dapat mengubah laporan bulan yang telah lewat dan atau tahun yang telah lewat.
3.4 Sistem harus mengatur otorisasi untuk owner ; dapat memeriksa dan mengubah laporan bulanan atau tahunan yang berjalan maupun yang telah lewat.
4. Ketentuan Politik dan Budaya
4.1 Sistem harus memiliki fitur pengoperasian dalam bahasa Indonesia.
2.2 REQUIREMENTS ANALYSIS TECHNIQUES
Setelah dilakukan Requirement Determination, maka dilakukan Proses Menganalisis Kebutuhan. AKtivitas ini diawali dengan (1) Menganalisis Proses Berjalan (AS-IS System) kemudian dilanjutkan dengan (2) Analisa Kebutuhan System (TO BE System), dan (3) Rekapitulasi Permasalahan Yang Dihadapi, kemudian dilanjutkan dengan (4) Usulan Penyelesaian Masalah.
Berikut adalah laporannya ...
CV Karya Anugerah Bersama sebagai perusahaan multiusaha memerlukan suatu sistem yang handal, mudah dan efisien dalam mendukung proses bisnisnya. Salah satu bisnis yang semakin berkembang dari waktu ke waktu adalah pengelolaan rumah kos. Proses bisnis rumah kos pada CV Karya Anugerah Bersama yang dijelaskan pada bagian ini.
2.2.1 Proses Berjalan (AS-IS SYSTEM)
Sekarang ini, pengelola unit usaha belum memiliki sebuah sistem pengelolaan automation yang dapat mencatat secara akurat dan tepat seluruh aktifitas yang terjadi dalam unit usaha ini. Proses bisnis yang sekarang berjalan hanya secara manual dan paper-based sehingga sangat tidak efisien dan optimal. Terutama pada masalah keakuratan data untuk penyebaran informasi kamar kosong (viewing), proses booking (pemesanan), pembuatan report, proses payment, rekapitulasi revenue dan belanja (termasuk kontrol cost-benefits) serta pendataan aset.
2.2.1.1 Viewing
Saat ini calon penghuni rumah kos harus mendapatkan informasi mengenai kondisi rumah kos melalui iklan (berupa pamflet, brosur, atau iklan cetak) yang disebarkan melalui beberapa media cetak dan ditempelkan di beberapa tempat umum seperti papan pengumuman di beberapa universitas, rumah sakit, restoran ataupun site-site strategis seperti perempatan jalan.
Informasi yang disebarkan dengan cara tersebut diatas bersifat singkat dan tidak komprehensif, karena space-nya yang kecil. Akibatnya informasi rumah kos yang dimuat tidak lengkap. Seiring berjalannya waktu, brosur dan pamflet (yang dibuat dari kertas warna) juga sering rusak karena hujan ataupun karena dirusak oleh oknum-oknum tertentu, atau bahkan ditempeli dengan iklan yang lain, sehingga tidak lagi bisa terlihat.
Akibatnya, dalam waktu beberapa minggu saja, harus dibuat lagi brosur dan pamflet yang baru. Kemudian ditempelkan lagi pada space yang ada. Kegiatan menghabiskan sumber daya yang cukup besar. Pemasangan iklan di media cetak, biasanya pada space yang kecil dan tidak menyolok, sehingga kadangkala sering tidak terbaca dengan baik oleh calon penghuni yang mencari informasi rumah kos.
Setelah mendapatkan informasi rumah kos tersebut, calon penghuni harus menghubungi melalui telepon atau harus datang sendiri ke rumah kos untuk bertemu dengan manager. Setelah menghubungi atau mendatangi sendiri rumah kos, calon penghuni harus berhubungan (bertemu langsung) dengan manager untuk mendapatkan penjelasan yang lebih lengkap mengenai kondisi rumah kos, tipe kamar kos yang bisa disewa, harga dan fasilitas yang ada.
Manager juga memaparkan tata cara pembayaran termasuk melakukan negosiasi harga. Proses ini seringkali membutuhkan waktu yang lama, karena seringnya manager tidak berada di tempat saat calon penghuni menelpon ataupun mendatangi rumah kos. Akibatnya, calon penghuni harus menghubungi berkali-kali bahkan sering mendatangi rumah kos berkali-kali hanya untuk bertemu dengan manager rumah kos. Pada akhirnya, calon penghuni membatalkan keinginannya untuk menyewa kamar, hanya karena tidak bertemu dengan manager pada waktu yang diinginkan.
2.2.1.2 Booking
Setelah mendapatkan informasi yang lengkap mengenai rumah kos, calon penghuni yang ingin menyewa kamar melakukan booking. Proses pemesanan (booking) kamar kos dilakukan oleh calon penghuni dengan cara mendatangi secara langsung rumah kos. Jika mereka berminat menempati salah satu kamar kos yang masih dalam kondisi tidak terisi maka calon penghuni harus berhubungan langsung dengan manager.
Manager kemudian akan menjelaskan tata cara booking, dalam hal ini, calon penghuni diberikan pilihan. Pilihan pertama, calon penghuni bisa mem-booking dengan cara menyetor down payment, yaitu sebesar 10% dari harga kamar yang akan disewa. Pilihan kedua calon penghuni bisa membayar cash harga sewa kamar yang diinginkan. Jika calon penghuni memilih membayar down payment saja, maka calon penghuni harus melunasi harga sewa secara penuh saat akan menempati kamar yang diinginkan. Saat melakukan pembayaran down payment, maka manager akan memberikan tanda bukti panjar kemudian mendaftarkan calon penghuni dalam daftar calon penghuni dan memberikan tanda bahwa kamar sudah di booking.
Dalam hal ini, calon penghuni belum diberikan kunci kamar oleh manager. Dan kamar belum bisa dianggap sebagai milik sepenuhnya dari calon penghuni yang menyetor hanya down payment saja. Pilihan kedua, calon penghuni bisa langsung membayar cash dari harga sewa kamar. Bila calon penghuni membayar secara cash, maka manager akan langsung memberikan tanda bukti lunas dan mencatat calon penghuni menjadi penghuni tetap. Selanjutnya manager akan memberikan kunci kamar kepada penghuni yang baru. Untuk selanjutnya, tanggung jawab kamar diserahkan sepenuhnya kepada penghuni baru.
Setelah itu, penghuni baru, diharuskan untuk memberikan keterangan lengkap mengenai asal-usul, maksud tinggal, dan keterangan diri lainnya, untuk dicatat oleh manager dan selanjutnya manager akan melaporkan kepada pihak kelurahan yang terkait. Keterangan diri penghuni baru juga harus melampirkan tanda pengenal (seperti KTP, SIM dan kartu Pelajar/Mahasiswa yang masih berlaku ataupun surat keterangan lainnya yang sah).
Prosedur registrasi diri juga harus dilakukan oleh calon penghuni yang membayar down payment, setelah calon penghuni tersebut membayar lunas harga sewa kamar. Setelah itu, penghuni baru harus menyetorkan uang deposit. Uang deposit sebesar 50% dari harga sewa kamar dan harus disetorkan lunas pada saat akan menempati kamar.
Pembayaran uang deposit tersebut sebagai jaminan penghuni selama menggunakan kamar. Uang deposit akan dikembalikan sebesar 100% kepada penghuni saat penghuni ingin pindah dari rumah kos, dengan ketentuan tidak terjadi kerusakan pada kamar. Apabila terjadi kerusakan di kamar yang ditempati, maka biaya perbaikan kamar, akan dikenakan pada uang deposit, sisanya baru dikembalikan kepada penghuni.
2.2.1.3 Payment
Proses pembayaran yang dilakukan oleh penghuni masih dilakukan dengan cara bertemu langsung dengan manager pengelola rumah kos. Perhitungan jatuh tempo payment, berdasarkan sistem bulan berjalan. Setiap penghuni dikenakan tanggal jatuh tempo pembayaran menurut tanggal si penghuni menempati kamar pertama kali. Setelah itu dihitung maju per 30 hari.
Pada saat penghuni melakukan pembayaran bulanan, manager juga akan memberikan nota tagihan jasa/service kepada penghuni, sesuai dengan pelayanan jasa/service yang telah diterima penghuni selama bulan berjalan. Rekapitulasi tagihan jasa/service dikumpulkan manager dari penyedia jasa/service tersebut.
Setelah melakukan payment, Selanjutnya manager akan membuat kuitansi tanda pelunasan pembayaran (dua rangkap) pada bulan berjalan. Kuitansi asli akan diberikan kepada penghuni sebagai tanda bukti pelunasan, dan copiannya disimpan oleh manager, yang nantinya akan dicantumkan dalam report.
Permasalahan yang sering terjadi adalah karena tidak memiliki form pencatatan yang baku dan storing file yang baik membuat manager menjadi sulit untuk menentukan tanggal jatuh tempo yang tetap bagi penghuni di setiap bulannya.
2.2.1.4 Room Management
Manager sebagai pengelola operasional rumah kos, memegang peran strategis yaitu melakukan Room Management. Manager harus memonitor kondisi bisnis, mengawasi keadaan rumah, dan membuat report secara berkala (yakni setiap bulan berjalan dan setiap tahun). Manager bertanggung jawab untuk proses booking dan registrasi penghuni baru (pengelolaan data nama penghuni kamar agar bisa mengetahui identitas penghuni sebenarnya, fasilitas yang akan disediakan dan dipergunakan oleh tiap penghuni kamar). Manager juga bertanggung jawab pada belanja rutin pemeliharaan rumah kos, dan berhak melakukan buying aset rumah kos, untuk peningkatan service kepada penghuni.
2.2.1.5 Report
Dalam as-is sistem, manager melakukan tugasnya yang kompleks tersebut dengan mengandalkan paper-based saja. Sistem yang sekarang juga, belum memiliki form yang baku dalam penulisan report dan pencatatan belanja. Karena belum memiliki form baku dalam registrasi penghuni baru dan pencatatan report, maka manager tidak memiliki standar laporan bulanan dan tahunan yang rapi. Pembuatan laporan yang dilakukan sekarang ini ditulis dengan menggunakan word processing dan dikategorikan menurut tanggal-bulan-tahun penulisan, bukan berdasarkan jenis ataupun karakteristik laporan.
Jadi, dalam laporan ditulis berbagai kegiatan yang terjadi, mulai dari registrasi penghuni baru, neraca cost-benefits, laporan belanja operasional dan keterangan lainnya. Ketidakaturan penulisan laporan seperti ini, membuat pemilik mengalami kesulitan dalam mengevaluasi kemajuan usaha dan membuat forecasting investasi. Laporan yang berdasarkan paper-based juga sering hilang dan tidak lengkap, karena tidak memiliki filing yang baik. Bukti-bukti pembayaran uang sewa kamar dan pembelian barang disimpan tidak teratur sehingga sukar untuk melakukan penelusuran apabila ada complaint dari penghuni mengenai konfirmasi pembayaran. Manager juga mengalami kesulitan untuk memonitor arus kas belanja, karena pencatatan bukti-bukti pembayaran cenderung tidak teratur, dan tidak disimpan dengan baik. Manager sebagai individu yang memegang peranan penting dalam mengelola operasionalisasi bisnis rumah kos ini secara langsung dihadapkan pada masalah serius dalam masalah rekapitulasi laporan.
2.2.2 Analisa Kebutuhan Sistem (TO BE SYSTEM)
Agar bisnis rumah kos ini dapat berkembang dengan cepat di masa depan maka dibutuhkan suatu sistem pengelolaan yang handal, mudah dan efisien. Sistem yang akan diterapkan nantinya adalah sistem pengelolaan rumah kos yang berbasis web. Dengan sistem ini maka dapat memberikan kemudahan bagi pemilik usaha, manager dan penghuni sebagai individu yang terlibat langsung dalam sistem ini.
Bagi pemilik usaha (CV Karya Anugerah Bersama) sistem pengelolaan berbasis web ini dapat memudahkannya dalam mengontrol report income setiap bulannya. Manajer sebagai pelaku utama yang berada di setiap unit usaha rumah kos mendapatkan kemudahan dalam segi operasional. Dan penghuni rumah kos sendiri akan diberikan kemudahan dalam memesan kamar, pembayaran uang kos, menggunakan fasilitas yang pada akhirnya akan meningkatkan kenyamanan penghuni.
2.2.2.1 Viewing
Dengan diterapkannya sistem pengelolaan rumah kos berbasis web ini, maka nantinya calon penghuni rumah kos dapat berselancar di dunia maya (internet) untuk mendapatkan informasi lengkap tentang rumah kos. Dari sekedar melihat-lihat ataupun secara langsung memesan (booking) salah satu kamar yang mereka minat, dan langsung melakukan payment apabila sudah menemukan room yang disukai. Informasi yang diberikan berupa daftar harga tiap kamar berdasarkan tipenya, fasilitas yang diberikan, foto kamar serta kondisi lokasi disekitar rumah kos. Disamping itu juga akan didapatkan informasi mengenai data penghuni, kamar yang tersedia serta layanan atau service yang tersedia.
2.2.2.2 Booking
Proses pemesanan kamar dapat dilakukan dengan cara memilih kamar kosong yang diminati. Setelah itu, calon penghuni dapat menentukan layanan/service tambahan yang dia inginkan. Sistem akan menampilkan total amount yang harus dibayarkan setiap bulannya oleh calon penghuni. Apabila calon penghuni sudah mem-booking kamar, sistem memberikan kesempatan selama 7 hari untuk melakukan transaksi pembayaran. Setelah lewat tujuh hari, dan calon penghuni belum melakukan payment, maka sistem akan menghapus data booking calon penghuni. Sistem akan menganggap, calon penghuni batal memesan kamar. Dan calon penghuni harus melakukan proses booking kembali.
2.2.2.3 Payment.
Apabila calon penghuni sudah bersedia melakukan payment, maka calon penghuni bisa memilih untuk melakukan pembayaran uang muka (down payment) sebagai tanda jadi secara online via bank sebesar 10% dari harga sewa kamar tiap bulannya. Pembayaran dapat dilakukan dengan mentransfer uang tersebut ke rekening yang ditentukan di dalam web tersebut.
Ketika calon penghuni datang ke lokasi rumah kos dan akan menempati kamar yang mereka pesan, maka mereka diwajibkan melunasi sisa pembayaran sewa kamar ditambah uang deposit sebesar 50% dari harga sewa. Pembayaran juga bisa dilakukan secara cash. Pembayaan uang deposit tersebut sebagai jaminan penghuni selama memakai kamar di lokasi tersebut dan akan dikembalikan 100% ketika mereka tidak lagi menjadi penghuni kamar tersebut. Proses pembayaran tersebut masih dilakukan secara transfer via bank.
2.2.2.4 Room Management
Room management dalam bisnis usaha rumah kos yang ditangani oleh manager akan diberikan kemudahan dalam berbagai hal jika nantinya diterapkan sistem pengelolaan rumah kos berbasis web ini. Kemudahan itu antara lain pengelolaan data nama penghuni kamar yang lebih jelas agar bisa mengetahui identitas penghuni sebenarnya. Fasilitas yang disediakan dan dipergunakan oleh tiap penghuni kamar yang berbeda-beda antara penghuni dapat dikontrol sehingga mempermudah membuat invoice pembayaran uang sewa.
2.2.2.5 Report
Bagi pemilik usaha rumah kos dan manager, sistem pengelolaan rumah kos berbasis web ini akan memberikan kemudahan dalam menyimpan dan me-generate laporan keuangan bulanan & tahunan, mencatat pengeluaran harian serta men-generate aset report. Manager akan memiliki form yang standar untuk rekapitulasi transaksi tagihan dan payment yang terjadi di setiap waktu. Filing report juga akan lebih terjamin, karena tersimpan secara digital dan memiliki copy. Pemilik akan mudah memantau laporan yang dibuat oleh manager, dan dapat memeriksa report dimana saja pemilik berada (tanpa harus datang langsung ke lokasi rumah kos).
2.2.3 Permasalahan Yang Dihadapi
Dari pemaparan proses bisnis, baik as-is maupun to-be sistem, dapat dikemukakan beberapa permasalahan mendasar yang dihadapi menjalankan bisnis rumah kos dengan sistem yang sudah ada antara lain:
• Kondisi kamar kosong (tidak dihuni) kerap terjadi dan membutuhkan waktu yang lama jika ingin terisi kembali. Hal ini karena strategi penyebaran informasi kamar tidak genjar, tidak kontinyu dan tidak update.
• Karena pemesanan kamar saat ini masih dilakukan oleh calon penghuni dengan mendatangi secara langsung lokasi kamar kos, sering terjadi calon penghuni tidak bisa bertemu dengan manager secara langsung karena manager tidak berada di tempat.
• Pemesanan kamar atau booking yang dilakukan, masih sangat bergantung pada manager, sehingga seringkali terjadi negosiasi harga (baik harga sewa kamar, maupun harga jasa/service lainnya) antara manager dan calon penghuni diluar sepengetahuan pemilik.
• Penyimpangan-penyimpangan, baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja sering terjadi dalam hal pembuatan laporan bulanan.
• Payment dilakukan dengan cara harus bertemu langsung dengan manager, sehingga seringkali membuat penghuni tidak bisa membayar tagihan menurut jatuh tempo karena tidak bertemu dengan manager.
• Konfirmasi pembayaran masih dilakukan secara manual dan hal tersebut dirasakan tidak efektif.
• Selain itu sistem yang ada sekarang ini sangat rentan terhadap faktor kesalahan manusia (human error) dalam proses bisnisnya. Semua kondisi tersebut diatas menjadi lebih kompleks, dengan seringnya owner bepergian keluar kota secara kontinyu, menciptakan hambatan serius dalam hal kontrol pengawasan terutama mengenai report income setiap bulan berjalan.
2.2.4 Usulan Penyelesaian Masalah
Sistem didesain agar dapat mendukung keseluruhan proses bisnis pengelolaan rumah kos, yang pada akhirnya akan meningkatkan efektivitas, efisiensi dan management. Solusi dilakukan dengan menggunakan sistem pengelolaan yang berbasis web. Dimana sistem berbasis web ini akan bertindak sebagai alat bantu proses penyebaran informasi rumah kos, pemesanan kamar, pembuatan laporan dan konfirmasi pembayaran uang sewa. Sehingga menjamin kelangsungan proses bisnis secara kontinyu (24/7 support), menjamin keandalan pencatatan data (baik registrasi, payment dan report), mengurangi terjadinya human error dan pada akhirnya akan memberikan revenue yang langsung maupun tak langsung bagi pengembangan bisnis secara holistik. Aplikasi sistem pengelolaan rumah kos berbasis web ini dibuat dengan interface yang user friendly dan mudah digunakan oleh penggunanya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar