Model Analisis Aplikasi Inventory

Berikut ini saya berikan sebuah contoh Model Analisis Aplikasi Inventory.

I. Pengumpulan Informasi

Pada bagian pengumpulan informasi, maka tim pengembang mengelompokkan kebutuhan-kebutuhan (fungsional dan non fungsional) yang akan dikembangkan dalam aplikasi.

I.1 Ketentuan Fungsional

Beberapa syarat fungsional yang harus dipenuhi sistem yang dibuat antara lain:

1. Penerimaan Item

• 1.1. Sistem Inventori akan menerima item dari pemasok dan dimasukkan kedalam sistem baik secara manual ataupun menggunakan barcode sistem.
• 1.2. Setiap item masuk akan dicek apakah item tersebut baru ataupun lama yang akan dicek juga kadaluarsanya untuk memudahkan penyusunan Item digudang
• 1.3. Item yang memiliki kadaluarsa harus disusun secara FIFO, yaitu kadaluarsa yang paling dulu harus dikeluarkan paling duluan.
• 1.4. Semua aktifitas penerimaan dilakukan oleh staff inventori.

2. Pengeluaran Item

• 2.1. Setiap item yang keluar merupakan permintaan dari staff lain di perusahaan dan harus tercatat dalam inventori.
• 2.2. Setiap item yang keluar harus diperiksa apakah memiliki kadaluarsa atau tidak, apabila memiliki maka harus dikeluarkan berdasarkan FIFO kadaluarsa,yaitu masa kaduarsa paling dulu harus keluar duluan.

3.  Pengadaan Item

• 3.1. Staf Pengadaan akan bertanggung jawab terhadap semua penyediaan item dalam inventori.
• 3.2   Dalam melakukan pengadaan item, staff pengadaan dapat melihat histori data item yang pernah dikeluarkan dan dibuat dalam bentuk peramalan
• 3.3  Sistem peramalan yang dibuat dapat berbentuk peramalan tahunan, triwulan, dan mingguan.

4. Pembuatan laporan

• 4.1. Semua aktifitas dalam sistem inventori harus tercatat dalam laporan yang dapat digenerate dalam beberapa satuan waktu.
• 4.2.  Laporan mencatat aktifitas transaksi masuk, transaksi kirim, transaksi keluar, transaksi pesan, dan daftar konsinyasi

I.2 Ketentuan Non-Fungsional

Ketentuan non fungsional dibedakan menjadi ketentuan operasional, ketentuan performansi dan ketentuan keamanan, yakni sebagai berikut:

1. Ketentuan Operasional 

1.1. Sistem Inventori akan melakukan pencatatan semua aktifitas inventori dan akan ada aktifitas create,read, update, delete pada maindatabase.

1.2. Sistem akan mencatat detail dari masing-masing item seperti (nama item, jenis item, tanggal kadaluarsa, id item, jumlah item, dan harga)

2. Ketentuan Performansi 

2.1. Sistem harus bisa menangani jumlah kuantitas item yang besar dan otomatisasi menggunakan barcode

3. Ketentuan Keamanan

3.1. Sistem harus membagi hak akses masing-masing staff sesuai otorisasinya.

4. Ketentuan Politik dan budaya 

4.1. Tidak ada ketentuan politik dan budaya

II. Analisis Proses Inventori Dalam Perusahaan

Proses bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan X dijelaskan pada bagian ini sebagai proses yang berkaitan erat dengan pemesanan item sebagai penyediaan item. X merupakan suatu perusahaan yang masih baru dan berkembang, sehingga untuk dapat mencapai suatu keputusan melalui birokrasi yang rumit. Dimulai dari Definisi Kebutuhan,  Perusahaan (Pengadaan), Perencanaan pemesanan, Pemesanan, Penerimaan item, Penyimpanan (dalam Gudang), sampai dengan penyaluran ke Warnet/user.

Proses inventori yang sekarang ada didalam X masih manual dan komputer digunakan hanya untuk pengetikan, sehingga memperlambat proses kerja yang ada. 

Proses  inventori dimulai dari adanya permintaan gudang, lalu bagian pengadaan membuat SPK ( Surat Perintah Kerja ). Setelah itu bagian pengadaan akan mengirimkan kepada Pemasok. Sesuai dengan SPK yang diterima Pemasok mengirimkan item, dan panitia penerimaan item bersama staff inventori akan menerima item tersebut. Pencatatan item masuk dilakukan secara manual dan diketikkan kedalam komputer. Sesudahnya item tersebut diserahkan pada penangungjawab item.

II.1. Proses Berjalan

Proses bisnis yang sedang berjalan pada X dijelaskan pada bagian ini sebagai proses yang berkaitan erat dengan pemesanan item sebagai penyediaan item. X merupakan suatu perusahaan yang beru berkembang, sehingga untuk dapat mencapai suatu keputusan melalui birokrasi yang rumit. Dimulai dari Definisi Kebutuhan,  Perusahaan (Pengadaan), Perencanaan pemesanan, Pemesanan, Penerimaan item, Penyimpanan (dalam Gudang), sampai dengan penyaluran ke Warnet.

II.1.1 Definisi Kebutuhan Perusahaan (Pengadaan)

Bagian pengadaan adalah bagian yang menyiapkan pemesanan item yang berhubungan dengan Pemasok. Bagian pengadaan mengadakan pesanan selama tiga bulan sekali. Dalam hal ini bagian pengadaan berhak menentukan Pemasok yang mana yang harus dipilih untuk menerima pesanan yaitu dalam bentuk tender. Pengadaan akan menentukan Pemasok dengan harga murah dan item cukup berkualitas.

II.1.2. Pemesanan

X melakukan perencanaan keuangan dalam waktu setahun sekali. Dalam hal pengadaan item maka X melakukan prediksi yang kurang akurat, karena data-data masih dicatat secara manual, dan terkadang terjadi kelangkaan item atau kadaluarsa. Item yang diperlukan perusahaan pertama kali didaftar kebutuhan setiap warnet, yang kemudian akan disetujui oleh staff inventori dan dibuat arsip. Daftar tersebut akan diserahkan kepada sekretariat untuk dicatat dalam buku serah terima, lalu dilaporkan kepada direktur keuangan untuk disetujui, kemudian diserahkan ke bagian keuangan untuk dimasukkan kedalam anggaran penggunaan. Setelah itu dikeluarkan SPK untuk bagian pengadaan serahkan kepada Pemasok. Bagian pengadaan akan mengadakan kualifikasi untuk menentukan pemasok yang akan dipilih, tetapi sebelumnya para pemasok akan membuat proposal penawaran kepada direktur utama. Setelah dipilih pemasok yang harganya sesuai, maka pengadaan akan ke bagian sekretariat untuk mencatat serah terima dan pemenang lelang. Selanjutnya sekretariat akan mengirimkan kartu kerja (KK),  dan lembar disposisi. Sekretariat akan memisahkan item yang dipesan antara item kadaluarsa dan yang bukan, lalu  bagian Pengadaan  membuat SPK yang disetujui direktur utama. Selanjutnya SPK itu diserahkan kepada sekretariat. SPK kemudian dikirimkan kepada pemasok terpilih, lalu pemasok akan memenuhi pesanan sesuai SPK dan kemudian unit kerjanya mengirimkan item  dan memberikan surat penagihan

II.1.3 Penerimaan Item

Pada proses penerimaan item akan dimulai dari Pemasok. Pemasok akan mengirimkan item bersama dengan SPK yang sesuai dan surat tagihan. Panitia penerimaan item akan memeriksa apakah jumlah dan jenis item yang dikirim oleh pemasok sesuai dengan SPK, jika tidak akan dikembalikan kepada pemasok, jika sesuai lalu panitia penerimaan item akan membuat BAPB (Berita Acara Penerimaan Item) yang selanjutnya Staff inventori akan memeriksa kembali Jenis dan jumlah item, bila sesuai maka akan dibuat arsip dan diserahkan kepada penanggungjawab kelompok item. Setelah item disimpan, bagian keuangan akan memeriksa BPAB dan tagihan. Setelah semua sesuai, maka bagian keuangan akan membuat surat pembayaran untuk ditandatangani oleh direktur keuangan. Selanjutnya bagian keuangan akan membayar jumlah tagihan kepada pemasok.

II.1.4. Penyaluran ke Warnet

Warnet merupakan perpanjangan tangan dari gudang, yang ada di banyak daerah. Warnet langsung berhubungan dengan customer atau pembeli. Warnet akan memesan item ke gudang dengan surat permintaan, lalu staff inventori akan memeriksa pesanan dan diserahkan kepada penanggungjawab gudang apakah item tersebut ada atau tidak. Bila pesanan ada, maka staff inventori akan membuat surat persetujuan dan item akan dikirim ke warnet, bila tidak ada, maka tidak dikirimkan. Staff inventori akan mencatat semuanya kedalam pembukuan dan menyimpan datanya juga dikomputer.

III. Analisa Kebutuhan Sistem
Pada saat ini perusahaan sangat membutuhkan sistem inventori yang dapat mengatur dan menyimpan aliran data pengelolaan item yang memiliki kadaluarsa (voucher). Sistem inventori akan sangat membantu karyawan dalam menangani proses penyimpanan item terutama untuk bagian gudang. Sistem inventori ini juga akan terintegrasi dengan bagian keuangan dan manajemen, sehingga sistem ini akan sangat membantu kebutuhan  perusahaan dalam menangani aliran data item-item yang keluar dan masuk

III.1. Kebutuhan Basis Data
Perancangan basis data untuk sistem inventori pada perusahaan X diperlukan guna menampung kebutuhan data-data yang akan diproses bagi laporan dan perencanaan ke depan. Basis data terdiri dari tabel-tabel yang berisi master item, transaksi masuk, warnet, perjalanan item, fifo dan user. Basis data yang diperlukan cukup besar, karena banyak item yang harus disimpan dan pada akhirnya di back up.

III.2. Sistem Terkomputerisasi
Sistem inventori lama yang digunakan masih manual, oleh sebab itu pada perancangan sistem inventori yang baru ini digunakan sistem inventori yang terkomputerisasi dan berbasis web. Sistem inventori yang baru ini pada akhirnya akan sangat membantu segala aktivitas perencanaan, pemesanan, dan pengelolaan inventorinya. Dengan adanya sistem yang terkomputerisasi ini diharapkan dapat mengurangi human error dan tidak diperlukan pencatatan untuk menyimpan data.

IV.1 Permasalahan
Beberapa permasalahan yang terjadi pada proses bisnis diantaranya adalah:
• alur penyediaan item panjang dan cukup rumit, sehingga membutuhkan waktu yang relatif lama untuk penyediaan suatu item.
• Pengaturan keluar masuk item di gudang, menggunakan sistem manual sehingga menyebabkan :
- Pengadaan item jadi lambat
- Pengeluaran detail susah dilacak
- Penggunaan item oleh tiap divisi susah dikontrol, mengakibatkan perancanaan penyediaan  item menjadi sulit.
- Kemungkinan terjadinya human error tergolong tinggi
- Laporan kepada bagian manajemen  kurang akurat, sehingga pengambilan keputusannya pun tidak akurat.
• Karena perencanaan yang kurang baik, ada kemungkinan item menumpuk (overstock) sehingga item ada yang kadaluarsa, atau terjadinya kelangkaan item yang sedang dibutuhkan.
• Kurangnya sumber daya manusia yang memadai untuk mendukung Aplikasi yang akan dibuat.

IV.2. Usulan Penyelesaian Masalah
Sistem didesain agar rantai aliran item dapat berjalan dengan baik dan efektif (waktu) melalui perencanaan, pembuatan model, penganalisaan, pengembangan dan pengontrolan.
Untuk masalah yang berkaitan dengan perusahaan X ditawarkan solusi berupa Aplikasi inventori berbasis web, yang bertindak sebagai alat bantu, dalam menangani pengadaan item  untuk memudahkan  dalam hal perencanaan, pemesanan, dan pengelolaan inventorinya, sehingga dapat mempercepat aliran item, pengontrolan penggunaan item lebih baik, dapat membuat laporan yang lebih akurat, dan meminimalkan terjadinya human error.
Aplikasi pengadaan item ini, akan dikembangkan dengan mempelajari histori pengadaan dari waktu-waktu sebelumnya yang dapat memperkirakan waktu pemesanan dan jumlahnya, sehingga dapat menghindari kekurangan ataupun overstock item.
Aplikasi dibuat dengan interface yang user friendly dan mudah digunakan oleh pengguna Aplikasi.